溝通不只影響一個(gè)人的人際關(guān)系，在職場上，更影響著團(tuán)隊(duì)的工作效率。在職場上，幾乎每個(gè)團(tuán)隊(duì)都花費(fèi)了接近一半的工作時(shí)間在溝通上，包括大小不一的會(huì)議，討論，電話以及郵件等諸多類型的溝通，而高管們甚至需要花費(fèi)80%的時(shí)間來溝通，也就是說，職場人士真正解決問題的時(shí)間被壓縮到20%。

然而，職場上真的需要如此長的時(shí)間來溝通嗎？如此多的溝通難道真的能見到成效嗎？事實(shí)上，人們在溝通時(shí)，認(rèn)知往往會(huì)有落差，因此，確實(shí)需要增加溝通效率達(dá)到良好的雙向溝通，才能簡短溝通不浪費(fèi)的時(shí)間。有三個(gè)步驟能解決團(tuán)隊(duì)溝通時(shí)的認(rèn)知落差。

1.檢視團(tuán)隊(duì)內(nèi)的溝通類型
團(tuán)隊(duì)內(nèi)的溝通類型分兩種，修復(fù)溝通與預(yù)防溝通。以大部分人最常遇到的開會(huì)狀況舉例，若今天某位同事正在臺(tái)上提出某項(xiàng)計(jì)劃的規(guī)劃簡報(bào)，在簡報(bào)的過程中，臺(tái)下大多數(shù)的人都邊聽邊點(diǎn)頭、透露出認(rèn)同的眼神，最后提案也順利通過，會(huì)議結(jié)束后，這位同事才默默靠過來說：“其實(shí)在簡報(bào)時(shí)，我發(fā)現(xiàn)某些人好像不那么認(rèn)同。”

但在會(huì)議當(dāng)下，這位同事并沒有直接引導(dǎo)相關(guān)問題、進(jìn)一步詢問那些感覺有異議的人，這樣的狀況即是典型的修復(fù)溝通。相反地，若這位同事在會(huì)議當(dāng)下感覺不對勁后，便進(jìn)一步詢問是否有相關(guān)問題，引導(dǎo)同事說出覺得有疑慮處，則是預(yù)防溝通。

2.理清修復(fù)溝通與預(yù)防溝通的差異
研究顯示：修復(fù)溝通會(huì)因?yàn)橐婚_始沒有立即解決疑惑點(diǎn)，導(dǎo)致事后需要花比預(yù)防溝通多10倍的心力去完成一件事。一般人在做事情時(shí)，通常會(huì)很直接地感覺到他人的不認(rèn)可，但大部分的修復(fù)溝通者，往往選擇忽略、裝作沒事，而在實(shí)際執(zhí)行上，同個(gè)會(huì)議室中的人通常都是執(zhí)行不可或缺的螺絲，一個(gè)環(huán)節(jié)不認(rèn)可、隨意草草了事，都有可能影響整體的運(yùn)轉(zhuǎn)，待到問題發(fā)生后，再一個(gè)個(gè)慢慢解決只會(huì)更勞心勞力。

預(yù)防溝通的目的，即是預(yù)防往后一連串亡羊補(bǔ)牢所消耗的成本，在一切還尚未實(shí)際前即詢問、了解、解決，達(dá)到真正有效的溝通。

3.將修復(fù)溝通轉(zhuǎn)換為預(yù)防溝通
將修復(fù)溝通轉(zhuǎn)換為預(yù)防溝通，大部分人可以讓溝通更有效率，避免往后不停召開、綿延到天邊的會(huì)議。而要確實(shí)做到預(yù)防溝通，有三個(gè)方法值得借鑒。

⑴面對面的溝通
研究顯示：當(dāng)主管與員工面對面溝通時(shí)，情緒是會(huì)有極大感染力的。面對面溝通能夠在第一時(shí)間最直接感受到參與者的反應(yīng)，同時(shí)也能讓聽者更容易被報(bào)告者的情緒感染，雙向溝通間的阻力便會(huì)降低。

⑵有意義的溝通
全公司最厭倦的，莫過于一些無意義的流程會(huì)議。然而令人無感的會(huì)議，通常問題不只在主管，員工們的參與度更重要，主管應(yīng)該避免不必要的會(huì)議流程、內(nèi)容等等，而在會(huì)議進(jìn)行當(dāng)下，若要達(dá)到有意義地溝通，參與者需要專注地聆聽報(bào)告者并適時(shí)地給予回饋，如此一來，溝通才會(huì)有來有往，達(dá)到開會(huì)的意義。

⑶經(jīng)常性的溝通
經(jīng)常性的溝通最能有效降低修復(fù)溝通。頻率太低的溝通，往往會(huì)在各部門執(zhí)行一段時(shí)間后，才在會(huì)議上發(fā)現(xiàn)整體根本沒有良好地搭配運(yùn)轉(zhuǎn)，小至一項(xiàng)新品的推出、營銷、定價(jià)，大則容易使得雪球越滾越大，最后難以收拾。溝通應(yīng)該要能夠經(jīng)常性地進(jìn)行，培養(yǎng)參與者間的默契，同時(shí)定期確認(rèn)進(jìn)度，才能讓每一次的會(huì)議都達(dá)到精準(zhǔn)的預(yù)防溝通。