根據工作的輕重緩急來組織和行事，就能把工作逐一歸類。用有限的時間去做最重要的事，你將不再為繁忙的工作所累，也不會再在沒有多大意義的事上浪費時間。

　　大家應該都知道這樣一個道理，如果先將一些大石塊放進一個杯子里，那么之后還可以向杯子里灌進沙子和水。這大石塊就相當于工作中最重要的事情，而沙子和水則是細碎的瑣事。先做重要的大事，細碎的小事一定還有時間可以做完。但如果我們先把沙子和水放到杯子里，也就是說如果優先處理了瑣碎的事情，那么就會如同那些大石塊放不進杯子里一樣，我們就沒有足夠的時間或精力去完成重要的事了。如果我們分不清事情的輕重緩急，把主要精力放在微不足道的事情上，那么重要的事情就很難完成了。

　　我們在工作中難免會被各種瑣事、雜事所糾纏，如果沒有掌握高效能的工作方法，就會被這些事弄得筋疲力盡、心煩意亂，總是靜不下心來做該做的事。或者是被那些看似急迫的事所蒙蔽，根本就不知道哪些是最應該做的，結果白白浪費了時間。

　　許多員工認為，只要做事就有生產力，有生產力就會有成果。他們會擬訂一份很長的任務清單，按上面所列的任務逐一去做，自信自己效率很高能夠完成。他們似乎一直都很忙碌，沒有喘息的機會，而且也是按著任務清單一一做完的，但達不到自己想要的成績。這一切都是因為他們把真正要緊的事遺忘在了一旁，也沒有針對實際情況去做任務的分類，出現這種結果也就不足為怪了。

　　由此可見，單單列一張任務清單是遠遠不夠的，清單上的任務還要有一個先后順序，就是要體現出主次地位，也就是我們這一節要講到的優先要務。

　　凡事都有輕重緩急，重要性最高的事情，是不應該與重要性最低的事情混為一談的，而是要優先處理。因此，列任務清單最重要的一點是要分類，將優先要務提煉出來，并確保你能時時盯緊這些最重要的事情，這樣可以幫助你克服拖延的毛病。如果你養成了根據工作的輕重緩急來組織和行事的習慣，你就能合理地支配時間，有條不紊地按照重要性把工作逐一完成。這樣你將不再為繁忙的工作所累，也不會再在沒有多大意義的事上浪費時間，而知道什么事情最重要的員工，在處理這些優先要務時也很少會有拖延的情形發生。所以說，想成為優秀員工，就必須學會根據自己的核心價值，排定日常工作中的優先事項，并在自己的例行工作中養成這種習慣，堅持下去。

　　在醫院里，尤其是在急診室里，如果同時來了一批病人，護士最先做的就是對這些病人進行“檢傷分類”，即根據緊急狀況、受傷的嚴重程度、患者的生存概率等，決定對患者施以治療的先后順序。一個車禍的病人會比一個骨折的病人得到優先的治療，即使骨折的病人是先到的醫院。同理，我們在對待每一項工作時也應該先做好“檢傷分類”，只有這樣，重要的事情才能得到優先處理，這也就是我們所說的要務優先。

　　那么，應該怎樣對工作進行分類呢？

　　評判工作優先程度的標準主要有兩個，即“重要”和“緊迫”。分清這兩個概念并不是一件易事，我們常犯的一個錯誤就是把緊迫的事情當作重要的事情去做，甚至有些人會將這兩者混為一談，但實際上，它們有很大的區別。所謂“重要”，是指那些具有重大價值，或會對你之后的工作產生重大影響的事項；而所謂“緊迫”，只是意味著事情必須立即處理，比如電話鈴響了，盡管你正忙得焦頭爛額，也不得不放下手邊的工作去接聽。緊迫的事通常是顯而易見的，它們會給我們造成壓力，逼迫我們馬上采取行動，但不一定是很重要的。明確了這兩個概念，我們就可以按照做事的先后順序，把自己的工作分為以下四個類型了，即重要且緊迫的、重要但不緊迫的、緊迫但不重要的、既不緊迫又不重要的。

　　這么一分類，似乎我們只要把事情按照這個順序依次辦理就可以了，但事實上我們在工作的過程中，經常會給自己制造一些毫無意義的、細枝末節的小事，有時還會受到別人所制造的雜事的影響，于是我們設定好的清單又被打亂了。所以說，事先做好分類工作很重要，而堅定地按照清單去做更重要。只有把那些不是很重要的任務從清單上剔除，并做到不受干擾，才能事半功倍，提高工作效率。